Postup

Zpracování osobních údajů

Tímto dokumentem Vám poskytujeme informace o Vašich právech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů společností TOPiTECH ENERGY s.r.o.

Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, rádi Vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme.

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem osobních údajů, tedy osobou, která určuje účely a prostředky a rozhoduje o zpracování Vašich osobních údajů, tedy osobních údajů zákazníků, je:

(dále jen „TOPiTECH ENERGY“)

TOPiTECH nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

2. Jak a proč jsou Vaše osobní údaje zpracovávány?

Při zpracovávání osobních údajů se řídíme příslušnými právními předpisy, zejména nařízením (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) a souvisejícími právními předpisy.

3. Účel a právní základ zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme pouze pro následující účely:

• obchodní činnost,
• plnění závazků ze smlouvy či provedení opatření ze strany TOPiTECH ENERGY před uzavřením takové smlouvy,
• plnění povinnosti podnikatele ve vztahu ke státním orgánům,
• evidenční, statistické účely,
• marketingové a reklamní účely,
• pro účely ochrany oprávněných zájmů TOPiTECH ENERGY.

Právní základ zpracování je následující:

• nezbytnost zpracování pro splnění závazku ze smlouvy, kterou jsme s vámi uzavřeli dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR
• na základě tohoto důvodu jsou zpracovávány například identifikační a kontaktní údaje, nebo další údaje nutné k uzavření smlouvy,
• nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti TOPiTECH ENERGY dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR
• pro účely kontrol ze strany státních orgánů,
• oprávněný zájem TOPiTECH dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, když tímto zájmem je účelyzajištění zákaznické péče a zasílání obchodních sdělení TOPiTECH souvisejících se službou nebo zbožím, které Vám bylo poskytnuto v rámci plnění smlouvy (objednávky) v rámci, které došlo k získání Vašich osobních kontaktních údajů.

4. Které Vaše osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující osobní údaje – titul, jméno, příjmení včetně akademických titulů, datum narození, adresu trvalého, příp. přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, e-mailovou adresu a telefonní číslo, číslo bankovního účtu, IČO, DIČ, smlouva a vlastnoruční podpis (v listinné nebo digitální podobě včetně metadat podpisu).

Dále zpracováváme údaje související s Vaší písemnou, telefonickou a elektronickou komunikaci s TOPiTECH ENERGY a záznamy Vašich telefonických hovorů prostřednictvím zákaznické linky, chatové komunikace prostřednictvím zákaznického účtu a chat boxu (Napište zprávu) mezi Vámi a TOPiTECH vč. identifikátorů, jako jsou IP adresy.

Při zpracovávání Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

Osobní údaje TOPiTECH ENERGY zpracovává manuálně i automaticky přímo prostřednictvím svých zaměstnanců a případně i zpracovatelů (viz. bod 9 níže). Ochrana osobních údajů je ze strany TOPiTECH technicky a organizačně zabezpečena v souladu s platnou právní úpravou. Údaje jsou zjišťovány a zpracovávány ke stanoveným, jednoznačným a legitimním účelům. Zpracování údajů neprobíhá způsobem, který by nebyl slučitelný s těmito účely.

Jsou zjišťovány a zpracovávány pouze takové údaje, které jsou pro uvedený účel nezbytně nutné.

5. Doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu trvání po dobu trvání účinků práv a povinností ze smlouvy. a dále po dobu nutnou pro účely archivování podle příslušných obecně závazných právních předpisů, nejdéle však po dobu stanovenou obecně závaznými právními předpisy. V případě jednání o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, budeme zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 6 měsíců od příslušného jednání.

6. Komunikace se zákaznickou linkou - nahrávání telefonických hovorů

Když s námi komunikujete telefonicky prostřednictvím zákaznické linky, jsou všechny naše hovory nahrávány. O nahrávání hovorů Vás informujeme na začátku hovoru. Nahrávky hovorů jsou uloženy v našem interním systému a jsou přiřazeny k Vašemu zákaznickému účtu. V případě, že s nahráváním hovorů nesouhlasíte, nevolejte nám a buďte s námi v kontaktu prostřednictvím e-mailu. Hovory nahráváme na základě plnění ze smlouvy a na základě našich oprávněných zájmů spočívajících v evidenci Vašich požadavků, abychom je mohli kontrolovat, že je plníme řádně a včas, prokazování, že jsme Váš požadavek přijali a vyřídili, např. když touto cestou vyřizujeme reklamaci, dále v ochraně našich případných právních nároků a dále pro zlepšování kvality našich služeb. Proti tomuto zpracování na základě oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku. Berte prosím na vědomí, že technologické řešení neumožňuje okamžitě zastavit nahrávání hovoru, ukáže-li se v jeho průběhu, že pro nahrávání neexistuje zákonný důvod a nebyl udělen souhlas nebo byl souhlas odvolán. V těchto případech si Váš požadavek poznamenáme a zadáme jej ke zpracování. Je-li požadavek oprávněný, bude nahrávka hovoru trvale smazána ze všech úložišť nejpozději ve lhůtě jednoho měsíce ode dne uskutečnění hovoru.

7. Newsletter – zasílání informací novinek o službách a produktech TOPiTECH ENERGY

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat také proto, abychom Vám mohli poskytnout informace o zboží a službách, které by Vás mohly zajímat. Pokud již jste naším zákazníkem a odběr novinek jste již dříve neodhlásili, budeme Vás kontaktovat prostřednictvím e-mailu nebo SMS s informacemi o zboží a službách podobných těm, které jste si dříve zakoupili nebo o jejichž zakoupení jste s námi jednali. Pokud ještě nejste náš zákazník, budeme vás elektronicky kontaktovat pouze s Vaším předchozím svolením. V případě, že o odebírání newsletteru nemáte zájem, máte právo se jednoduše odhlásit z jeho odběru. Odhlášení lze provést prostřednictvím odkazu umístěného v každém elektronicky zasílaném newsletteru. Odhlášení je platné i pro další zasílané newslettery až do případné změny vaší volby. Z odběru newsletteru se máte možnost odhlásit i před obdržením prvního newsletteru, a to kdykoliv poté, co spolu vstoupíme do smluvního vztahu odesláním emailu na office@topitech.cz.

8. Jak chráníme Vaše osobní údaje?

Můžete si být naprosto jisti, že s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy. Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. TOPiTECH realizuje následující technická a organizační opatření:

• Ochrana před neoprávněným přístupem do prostor TOPiTECH je zabezpečena uzamykáním vchodových dveří,
• Ochrana analogových dokumentů (evidence) před neoprávněným kopírováním a užitím je zabezpečena uložením v uzamčené skříni v uzamčené kanceláři, ke které mají přístup pouze vybraní zaměstnanci TOPiTECH ENERGY,
• Ochrana elektronických dokumentů (evidence) a ochrana před neoprávněným přístupem do sítě je zabezpečena přístupovým heslem, data jsou šifrována, TOPiTECH ENERGYmá HW firewall,

TOPiTECH ENERGY vydala interní Směrnici o ochraně osobních údajů a Směrnici upravující provoz informačních a komunikačních technologií, které, která řeší mj. i procesní zabezpečení.

V případě předání Vašich osobních údajů mimo TOPiTECH ENERGY, jsme zajistili odpovídající úroveň ochrany jejich zabezpečení dle příslušných právních předpisů.

9. Komu dalšímu předáváme Vaše osobní údaje a proč?

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme mimo TOPiTECH ENERGY s výjimkou případů, kdy :

• máme Váš souhlas;
• pro nás třetí osoby v souladu s našimi pokyny správce (zpracovatelé osobních údajů) zajišťují technické a organizační služby, včetně provozu software a ukládání dat, a osoby zajišťující pro správce účetní a daňové služby či právní poradenství;
• plníme povinnosti vyplývajících z právních předpisů můžou být dále orgány finanční správy či jiné příslušné úřady v případech, kdy nám tak ukládají obecně závazné právní předpisy.

Vaše osobní údaje nemáme v úmyslu předat do třetí země (do země mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.

10. Jaká máte práva k Vašim osobním údajům?

Ve vztahu k Vašim osobním údajům, které zpracováváme, máte následující práva, která vůči nám jako správci můžete uplatnit:

• právo získat potvrzení o (ne)zpracování Vašich osobních údajů a na přístup k osobním údajům, které se Vás týkají a které zpracováváme;
• právo na opravu nebo doplnění Vašich osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné;
• právo na výmaz nebo omezení zpracovávání Vašich osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky dané právními předpisy;
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají;
• právo na přenesení Vašich osobních údajů k jinému správci.

V případě, že některé z Vašich osobních údajů zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, máte právo Váš souhlas se zpracováním takových osobních údajů kdykoliv odvolat.

Veškerá svá práva můžete uplatnit písemným podáním doručeným správci na adresu sídla TOPiTECH nebo na E-mailovou adresu office@topitechenergy.cz

Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů

IČO: 708 37 627

adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

tel.: 234 665 111

web: www.uoou.cz